この記事では、受注機能を利用している出荷指示元から、出荷ユーザ権限で招待を受けた場合の操作についてご紹介します。
※出荷ユーザ権限のユーザメールアドレスは、発注側機能・受注側機能を利用することが出来ません。出荷機能のみを利用できる権限となります。
目次
- 出荷指示機能とは
- 出荷ユーザ招待を受ける
- 出荷指示を受ける
3-1. 出荷指示通知を受ける
3-2. 出荷指示画面で確認する - 出荷処理をする
4-1. 出荷予定日を登録する
4-2. 出荷ステータスを登録する
4-3. 納品書を出力する
4-4. 出荷指示のキャンセル確認
4-5. 出荷指示の取引中止確認
4-6. 出荷指示元側での注文削除の確認
1.出荷指示機能とは
出荷指示機能は、CO-NECTで受注した注文を、出荷担当者（倉庫など）へ出荷指示を出す機能です。
受注側では１注文内の品目ごとに出荷指示先を設定し、出荷指示を出すことができます。
出荷ユーザは指示された内容を一覧画面で確認したり、指示内容に対して「配送待ち」「出荷済」「出荷不可」のステータスを設定することができます。
また、出荷ユーザは出荷指示一覧の確認と指示後の操作のみ可能で、受注に関わる情報の閲覧、操作は制限されています。
2.出荷ユーザ招待を受ける
出荷権限でユーザ招待を受けた場合、メール本文内のリンクよりCO-NECT出荷ユーザ登録を行います。
リンクURLより「ユーザ登録」画面へ遷移し、登録を完了してください。
招待メールの件名は「【CO-NECT】（受注側ユーザ名）さんから招待されました。」となり、送信元はsender@conct.jpです。
※出荷ユーザとして登録できるユーザメールアドレスは、出荷権限のみでの利用となります。既に発注側、受注側機能のユーザ登録があるメールアドレスでは登録することができません。
■出荷ユーザ招待メール 例
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3.出荷指示を確認する
出荷指示元＝受注側より、出荷指示を受けた内容を確認します。
3-1.出荷指示通知を受ける
出荷指示元が出荷ユーザ側への通知を送信する設定にしている場合、出荷指示実行時に出荷ユーザ情報に登録しているメールアドレス宛に通知が送信されます。通知は出荷指示を受ける品目ごとに送信されます。
| 件名 | 【出荷指示】（受注事業者名）様より出荷指示があります(注文ID:X-XXX～～-XXX～～) |
| 送信元 | sender@conct.jp |
■出荷指示通知 例
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3-2.出荷指示画面で確認する
出荷指示元＝受注側が出荷指示を実行すると、出荷ユーザ側の「出荷指示一覧」画面の上部「出荷指示元からのお知らせ」欄に出荷指示状況が表示されます。お知らせ欄の下には出荷指示を受けた注文IDごとの詳細内容が一覧で表示されます。
出荷指示通知を品目ごとに受け取った場合も、出荷指示一覧画面では注文IDごとに表示されますが、出荷指示元で同一注文IDの品目でも出荷予定日を別々に設定した場合は、出荷予定日ごとに分かれて表示されます。
・同一注文IDで出荷予定日が分かれた場合
出荷指示一覧画面の右下にある「絞り込む」ボタンより絞り込み機能を使うと、「未対応」「配送待ち」「出荷済」「出荷不可」の出荷ステータスや、出荷予定日・納品希望日などで出荷指示内容の絞り込みを行うことができます。
【出荷指示担当者について】
一つの注文ID内で、出荷指示元の複数のユーザが複数の品目に対してそれぞれ出荷指示を実行した場合、「出荷指示担当者」欄に、出荷指示をしたそれぞれのユーザ名がスラッシュで区切られて表示されます。
4.出荷操作をする
出荷指示内容を確認し、出荷作業を進めます。
4-1.出荷予定日を登録する
出荷指示元側で出荷予定日の登録があった場合は、出荷予定日欄に日付が表示され、出荷指示元側で登録が無かった場合は空欄で表示されます。荷ユーザ側で正しい出荷予定日に変更、登録することができます。変更、登録した出荷予定日は、受注側の画面上でも共有され表示されます。出荷予定日は出荷済ステータス前まで変更することが可能です。
4-2.出荷ステータスを変更する
出荷ステータスは「配送待ち」「出荷済」「出荷不可」の3パターンです。
→出荷指示一覧画面上で対象の注文のステータスが「出荷待ち」に変更されます。出荷指示元側の画面上でも「出荷待ち」ステータスが共有され、ステータスを変更した日時がタイムスタンプで表示されます。
→出荷指示一覧画面上で対象の注文のステータスが「出荷済」に変更されます。出荷指示元側の画面上でも「出荷済」ステータスが共有され、ステータスを変更した日時がタイムスタンプで表示されます。
→「出荷不可」ボタンをクリックすると、「出荷ステータスを出荷不可へ変更しますか？」というダイアログが表示され、「OK」ボタンをクリックすると「出荷不可理由」を入力する欄が表示されます。出荷不可理由を入力し「OK」ボタンをクリックします。
出荷指示一覧画面内にも出荷不可理由が表示されます。また出荷指示元側の画面上でも「出荷不可」ステータスが共有され、理由とステータスを変更した日時がタイムスタンプで表示されます。
※出荷指示元側で対象の注文を「出荷済」に変更した場合は、出荷ユーザ側の出荷指示一覧のステータスが「出荷済」となります。
4-3.納品書を出力する
出荷済ステータスに変更すると、ステータス変更ボタンが非表示になり、納品書出力ボタンのみが表示されます。「納品書出力」ボタンをクリックすると、PDFファイル形式で納品書が表示されます。
なお、出荷ユーザが出荷済みに変更する前でも、出荷指示元側で対象の注文内容を確定している場合は納品書が表示されますが、出荷指示元で注文を確定していない場合は「納品書出力に失敗しました。出荷指示元より注文確定されていません」画面が表示されます。
4-4.出荷指示のキャンセル確認
出荷指示のキャンセルは「出荷指示元からのお知らせ」欄内で確認することができます。対象の品目に対して出荷指示元から出荷指示キャンセルが実行されると、出荷指示一覧からは非表示になります。
また、出荷指示元が出荷ユーザ側への通知を送信する設定にしている場合、出荷指示キャンセル実行時に出荷ユーザ情報に登録しているメールアドレス宛に通知が送信されます。通知は出荷指示キャンセルが発生した品目ごとに送信されます。
| 件名 | 【出荷指示キャンセル】（受注事業者名）様より出荷指示がキャンセルされました(注文ID:X-XXX～～-XXX～～) |
| 送信元 | sender@conct.jp |
■出荷指示キャンセル通知 例
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4-5.出荷指示の取引中止確認
出荷指示元が出荷指示を行った注文を取引中止ステータスへ変更した場合は、「出荷指示元からのお知らせ」欄で赤字で表示されます。
出荷指示一覧のステータス表示も「取引中止」となります。ステータス変更の通知は出荷ユーザへ送信されませんのでご注意ください。
4-6.出荷指示元側での注文削除の確認
出荷指示元が出荷指示を行った品目の一部を削除した場合、「出荷指示元からのお知らせ」欄で赤字で表示されます。出荷指示詳細情報の表示も削除後の品目のみの表示に切り替わります。削除された旨の通知は出荷ユーザへ送信されませんのでご注意ください。
また、出荷指示後に注文ID自体を出荷指示元が削除した場合は、出荷指示詳細情報が非表示となります。「出荷指示元からのお知らせ」欄では削除された旨の表示がされず、また削除された旨の通知は出荷ユーザへ送信されませんのでご注意ください。
以上、「【出荷指示機能】出荷ユーザ側の操作方法」についてのご紹介でした。
CO-NECTをより良いサービスにするため、今後も改善を続けて参ります。
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