この記事では、出荷指示機能をご紹介します。
※プロフェッショナルプラン以上のプランをご契約時に提供している機能です。
ご利用を希望されるお客様は こちら よりお問い合わせください。
※出荷ユーザとして登録するユーザメールアドレスは、発注側機能・受注側機能を利用することが出来ません。出荷機能のみ利用できる権限となります。
※1つの出荷先で登録できるのは1出荷ユーザのみとなります。複数の出荷ユーザを登録することはできません。出荷指示等の情報を共有したい場合は、出荷ユーザで登録するメールアドレスを必要なメールアドレスが含まれるメーリングリストに設定し、ご利用ください。
目次
- 出荷指示機能とは
- 出荷指示機能をオンにする
- 出荷ユーザおよび出荷指示先を登録する
- 出荷指示を出す・キャンセルする
- 出荷指示を受ける（出荷ユーザの操作）
- 出荷状況の確認
- 出荷ユーザ側で納品書および出荷データを出力する
7-1. 納品書ダウンロード
7-2. 出荷データCSV出力 - 出荷指示先と出荷ユーザを編集・削除する
- 便利な使い方
9-1. デフォルトの出荷指示先を設定
9-2. 出荷指示を出さずに出荷ステータスを活用
1．出荷指示機能とは
出荷指示機能は、CO-NECTで受注した注文を、出荷担当者（倉庫など）へ出荷指示を出す機能です。
ひとつの注文内の商品ごとに出荷担当者を設定でき、出荷指示を出すことができます。
出荷ユーザは指示された商品を一覧で確認することができ、指示された商品に対して、「配送待ち」「出荷済」「出荷不可」を設定できます。
また、出荷ユーザは出荷指示一覧の確認と指示後の操作のみ可能で、受注に関わる操作は制限されています。
出荷指示を出さずに、出荷ステータス・オーダーステータスを設定することも可能です。
2．出荷指示機能をオンにする
出荷指示機能を使用する場合、TOP画面人型マークもしくはサイドメニュー（≡）の「事業者情報」から「事業者情報」画面へ遷移します。
「事業者情報」画面にて、「出荷指示機能」を「使用」に切り替えます。
これで出荷指示機能を使用できるようになります。
事業者情報画面の出荷指示機能欄では、「納品書の金額」の表示/非表示、「納品書の社印」の表示/非表示（受注側の社印を表示するか否か）、また「出荷指示時にデフォルトでメールを送信する」のON/OFFについて設定することもできます。
出荷指示メールの送信をONに設定しておくと、出荷指示画面で出荷指示先へのメール送信チェックボックスがデフォルトで有効になります。
3．出荷ユーザおよび出荷指示先を登録する
出荷指示機能を利用するためには、出荷ユーザの招待と併せて出荷指示先を登録する必要があります。
①出荷ユーザ招待
次に出荷指示を出す相手の情報を登録します。
2で表示した「事業者情報」画面にて「管理ユーザ数」右側に表示さる「権限追加」、またはサイドメニュー（≡）の「管理ユーザ招待」から、「管理ユーザ招待」画面へ遷移します。
「管理ユーザ招待」画面にてメールアドレス欄に出荷担当者のアドレスを入力し、権限欄の「出荷」を選択、「招待する」をクリックすると招待メールが送信されます。
出荷ユーザに招待された方には次のようなメールが届きます。
本文のリンクから「ユーザ登録」画面へ遷移し、登録を完了してください。
ーー出荷ユーザへの出荷ユーザ招待メール本文ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
本文内の出荷ユーザ登録用リンクにアクセスすると「ユーザ登録」画面へ遷移します。
②出荷指示先を登録する
アカウント登録が完了すると「管理ユーザ招待」画面の「現在のユーザ一覧」に出荷ユーザとして表示され、「出荷指示先名を入力してください」と表示されます。
エンピツマークをクリックし、出荷指示先の名称を設定してください。
※出荷指示先の名称を設定しないと、出荷指示を出すことができません。
「出荷指示先名称」を設定します。こちらは、受注側が出荷指示を出す際に表示される名称です。出荷指示を出す倉庫名などを入力します。
例）テスト倉庫、倉庫A、テスト物流倉庫 など
また、出荷ユーザがステータスを変更した際の、「メール通知条件」および「通知先メールアドレス」を設定することができます。
「通知先メールアドレス」は受注側担当者のメールアドレスをご入力ください。
4．出荷指示を出す・キャンセルする
＜出荷指示を出す＞
実際に出荷指示を出す方法のご説明です。
出荷指示は「受注詳細」画面または「出荷伝票」画面にて行うことが可能です。いずれかの画面で、出荷指示を出したい商品の車のアイコンをクリックします。
出荷ステータス欄が開きますので、出荷指示先をリストから選びます。出荷予定日を同時に指示したい場合はこちらも入力してください。
また、「メール送信」にチェックを入れると、出荷指示先に出荷指示メールを送信することができます。最後に「出荷指示実行」を選択します。
確認のポップアップが表示されるので、OKをクリックします。
出荷指示が完了すると、出荷ステータスが「●●●へ出荷指示中（yyyy/mm/dd/ tt:mm:ss）」と表示され、「出荷ステータス」および「出荷予定日」を変更する権限が出荷ユーザへ移ります。
【出荷指示担当者について】
一つの注文ID内で、複数のユーザが複数の品目に対してそれぞれ出荷指示を出した場合、出荷ユーザが閲覧する「出荷指示一覧」画面では、「出荷指示担当者」欄に、出荷指示をしたそれぞれのユーザ名がスラッシュで区切られて表示されます。
＜出荷指示をキャンセルする＞
出荷指示をした商品の車マークをクリックし、「出荷指示キャンセル」をクリックすると、出荷指示がキャンセルされます。
「メール送信」にチェックを入れて「出荷指示キャンセル」をクリックすると、出荷指示先に出荷指示キャンセルメールを送信することができます。
キャンセルされたデータは出荷指示先の「出荷指示一覧」画面から削除され、出荷指示先では閲覧出来なくなります。
※出荷指示先を変更したい場合は、「出荷キャンセル」で出荷指示をキャンセルしてください。
その後、変更したい出荷指示先に対し、再び出荷指示の作業を行なってください。
5．出荷指示を受ける（出荷ユーザの操作）
出荷指示は、出荷ユーザの「出荷指示一覧」画面にて確認することができます。
「出荷指示元からのお知らせ」欄に出荷指示状況が表示されます。
絞り込み機能を使うと、「未対応」「配送待ち」「出荷済」「出荷不可」の出荷ステータスや、出荷予定日・納品希望日などで絞り込みが可能です。
出荷指示は注文ごとにまとめて表示されます。出荷予定日を別々に設定した場合は、出荷予定日ごとに分かれて表示されます。
出荷指示ごとに「配送待ち」「出荷済」「出荷不可」を設定することができます。
出荷指示を受けてから出荷までの間は「配送待ち」、実際に出荷した際には「出荷済」、なんらかの理由で出荷できない場合は「出荷不可」を選択してください。
それぞれのステータス変更時に、各ポップアップが表示されます。
「出荷不可」を選択した場合、出荷不可理由を入力するポップアップが表示されます。
※配送待ちおよび出荷不可ステータス、出荷不可理由は発注側には表示されません。
※「出荷済」に変更する前に「納品書出力」ボタンで納品書のダウンロードをする場合、受注側（出荷指示元）で注文内容を確定しないとダウンロードができません。
6．出荷状況の確認
＜受注側＞
出荷ユーザ側で出荷ステータスを更新すると、「受注詳細」画面および「出荷伝票」画面にて対応状況を確認することができます。
※出荷前の商品は修正・変更が可能ですが、出荷済の場合は変更できません。
※出荷指示先で出荷不可とされた場合、ステータスが出荷不可になり、その理由が表示されます。注文内容や商品を編集するなどして、再度出荷指示を出してください。
＜発注側＞
出荷ユーザ側で出荷ステータスを更新すると、発注側（お取引先様）には「受注履歴」画面および「受注履歴詳細」画面にて、出荷状況の確認ができます。
- 発注側画面（一部出荷済みの場合）
※出荷ユーザが出荷済ステータスに変更しても、発注側には出荷完了メールは送信されません。
発注側へメールにて通知をしたい場合、すべての商品が出荷済みとなった後、「出荷伝票」画面にて「出荷完了メールを送信」をクリックし、送信してください。
7．出荷ユーザ側で納品書および出荷データを出力する
出荷ユーザの画面から納品書と出荷データのCSVファイルをダウンロードすることができます。
7-1．納品書ダウンロード
出荷ユーザが「出荷済」に変更する前に「納品書出力」ボタンで納品書をダウンロードする場合、受注側（出荷指示元）で注文を確定する必要があります。注文確定前の場合、以下画面が表示され、納品書のダウンロードができません。
＜個別に納品書をダウンロード＞
各出荷指示情報の「納品書出力」ボタンをクリックし、ダウンロードします。
＜一括で納品書をダウンロード＞
一括で納品書をダウンロードする場合、ページ内全選択または納品書をダウンロードしたい出荷指示にチェックを入れ、画面下部に表示される「納品書出力」をクリックします。
ポップアップが表示されるのでOKをクリックすると、納品書がダウンロードされます。
※「出荷指示一覧」画面でダウンロードできる納品書には、出荷指示があった商品のみ表示されます。
※納品書の備考欄は、受注側（出荷指示元）で入力した内容がリアルタイムで連動します。
【納品書の表示内容】
出荷ユーザが「出荷済」とする前後で表示内容が変わります。
出荷ユーザが「出荷済」とする前は出荷ユーザ名は表示されません。
出荷ユーザが「出荷済」とした後は出荷ユーザ名が表示されます。
【出荷ユーザ名を変更する場合】
出荷ユーザ名は出荷ユーザ側で変更が可能です。
サイドメニュー（≡）の「ユーザ情報変更」をクリックします。「ユーザ情報変更」画面へ遷移し、ユーザ名を変更してください。
7-2．出荷データCSV出力
出荷データのCSVファイルをダウンロードする場合、ページ内全選択または出荷データをダウンロードしたい出荷指示にチェックを入れ、画面下部に表示される「出荷データCSV出力」をクリックします。
出荷データCSVで出力できる項目は以下の通りです。
- 出荷ステータス
- 注文ID
- 受注日時
- 納品希望日
- 出荷予定日
- 出荷ID
- 出荷日
- 出荷指示事業者
- 出荷指示担当者
- お届け先郵便番号
- お届け先住所
- お届け先担当者
- 品番
- 商品名
- 数量
- 単位
8．出荷指示先と出荷ユーザを編集・削除する
出荷指示先と出荷ユーザ情報を編集したい場合は、サイドメニュー（≡）の「管理ユーザ招待」より編集することができます。
編集したい出荷ユーザのエンピツマークをクリックし、「出荷指示先情報変更」画面へ遷移します。
編集内容を入力し、「更新する」ボタンをクリックすると情報が更新されます。
また、出荷ユーザを削除したい場合は、ゴミ箱マークより削除してください。
※出荷ユーザを削除した際、削除したユーザ（出荷指示先）に対して出荷指示があった場合、出荷指示がキャンセルされます。
※既に出荷済ステータスにされている場合、情報は削除されずに残ります。
9．便利な使い方
9-1．デフォルトの出荷指示先を設定
「商品編集」画面にて、商品ごとにデフォルトの出荷指示先を設定しておくと、出荷指示を出す際に出荷指示先を選ぶ手間を減らすことができます。
車マークを押すだけで、デフォルトの出荷指示先が自動で選択される。
9-2．出荷指示を出さずに出荷ステータスを活用
車マークをクリックし、出荷ステータスを変更する事で、受注側で商品ごとに出荷ステータスを管理する事ができます。
例えば、受注処理と出荷作業を自社内で行っている場合、社内共有などでお使いください。
出荷指示と同様、出荷までの間は「出荷待ちへ変更」、実際に出荷した際には「出荷済へ変更」、なんらかの理由で出荷できない場合は「出荷不可へ変更」を選択してください。
「出荷済みへ変更」をクリックした場合、通常の受注ステータスを出荷済ステータスへ変更する際と同様に、受注内容の編集はできなくなります。
それぞれのステータス変更時に、各ポップアップが表示されます。
「出荷不可へ変更」を選択した場合、出荷不可理由を入力するポップアップが表示されます。
※出荷待ちおよび出荷不可ステータス、出荷不可理由は発注側には表示されません。
また、「出荷不可へ変更」にて出荷不可としても、その商品が受注情報から削除されるわけではありません。注文を確定してる場合は注文内容を未確定に戻し、商品情報をゴミ箱マークで削除してください。
※受注内容を変更した場合、受注ステータスを出荷済ステータスに変更するまで発注側には共有されません。
以上、出荷指示機能のご紹介でした。
「取引先のお届け先を管理する」もご覧ください。
また、「【はじめてのCO-NECT】④受注処理」もご参照ください。
CO-NECTをより良いサービスにするため、今後も改善を続けて参ります。
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