この記事では、作成された請求書をメールにてお取引先に送信する機能や、請求書を「作成済」「送信済」「入金済」「処理済」といったステータスで管理する方法をご紹介します。
「【請求書機能】②請求書を作成 」もご覧ください。
この機能をご利用になるとCO-NECTから直接メールを送信できたり、請求書の管理を簡単に行うことができます。
目次
1. 請求書をメールで送信
まずはメールで請求書を送信する方法をご説明いたします。
請求書を作成したのち、請求書一覧ページを開くと作成した請求書が表示されています。
メール送信が「未送信」の状態であることが確認できるので、右の「送信する」をクリックし、請求書送信メール編集画面へ移動します。
この画面では宛先、件名、メッセージ部分が編集可能です。また「請求書を開く」をクリックすれば、送信する請求書を見ることができます。
※パスワードは、送信先のお取引先が請求書を開く際に必要です。こちらはメールと一緒に送信されます。
編集が終わりましたら、画面下部の「確認する」を選択し確認画面へ移動します。
内容に間違いがなければ、「送信する」をクリックしてください。
送信が完了しました。
請求管理トップページへ移動すると、未送信だった状態からメールが「送信済」になっていることがご確認いただけます。
ステータスも「請求済」へと更新されています。
お取引先には以下のようなメールが送信されます。
メールはHTML形式で送信されています。また、PDFも添付されています。
お取引先様には請求書のPDFファイルをダウンロードして保管して頂くようご案内ください。
・請求書の宛先を設定する
請求書の宛先は、「取引先」より設定することができます。
TOP画面「取引先」またはサイドメニュー（≡）の「取引先」から「取引先管理」画面へ遷移します。
該当の取引先編集ボタン（鉛筆マーク）をクリックし、「取引先編集」画面へ進みます。
「請求先メールアドレス」「請求先担当者名」を登録し、「更新」ボタンで編集内容を保存します。
※取引先を新規登録する場合は、「請求先メールアドレス」「請求先担当者名」の項目が表示されません。
取引先の登録を行った後に、「取引先編集」画面で請求先の登録を行なってください。
また、「住所・名前を表示」を選択している場合は、請求先担当者名で登録した宛先が請求書に反映されます。
※取引先の「請求先メールアドレス」「請求先担当者名」の項目に設定がない場合は、発注側の事業者情報のメールアドレス、および一番最初に登録された発注ユーザ名がデフォルトで設定されます。
・請求書を再送信する
一度送信した請求書を再送信するには、「請求書管理」画面で該当請求書の「再送信」ボタンをクリックします。
編集が必要な場合は編集をし終わりましたら、画面下部の「確認する」を選択。問題なければ「送信する」を押下し、請求書の再送信を行なってください。
※メールの件名の冒頭に【再送】が追加されます。
・複数のメールアドレスに送付したい
複数のメールアドレスに送信する場合は、「再送信」機能を利用することで可能となります。
まずは、1件目のメールアドレスに上記操作方法で送信します。
その上で「請求書管理」画面で該当請求書の「再送信」ボタンをクリックしましょう。
「請求書送信メール編集」画面で2件目のメールアドレスを入力し送信します。
※再送信の場合は、メールの件名に【再送】が追加されます。必要に応じて編集してください。
送信完了後、「請求書管理」画面にて送信履歴のあるメールアドレスが表示されます。
2. 請求書を管理する
請求書一覧画面では、左上に請求書のステータスが表示されます。
下画面の赤枠内をクリックすると、それに応じて左上のステータスが「請求済」「入金済」「処理済」と更新されます（メールを送信した場合、自動で「請求済」へと更新されます）。
また、請求書を削除した場合は「削除済」、お取引先がお支払い期限までに入金しなかった場合は「期限超過」と表示されます。
以下がステータス一覧です。
※任意の請求書を探す際に便利な絞り込み機能は こちら をご覧ください。
一度作成した請求書を編集することはできません。編集したい場合は、作成された請求書をゴミ箱マークで削除し、対象の注文を請求書未作成状態に戻す必要があります。その後、再度正しい内容で再作成をしてください。
3.請求書をダウンロードする
請求書をダウンロードするには、「請求書詳細」画面にて「PDFダウンロード」をクリックします。
本記事では作成した請求書をメールで送信する方法と、請求書の管理についてご説明いたしました。
「【請求書機能】④赤字伝票を作成」もご覧ください。
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