この記事では、実際にお取引先様から注文を頂いた際の受注から出荷までの基本操作についてご説明いたします。
目次
- 注文の受付
・ 注文を1件ずつ受け付ける方法
・ 注文を一括で受け付ける方法 - 注文の確定
・ 注文を1件ずつ確定する方法
・ 注文を一括で確定する方法
・ その他詳細設定など - 注文の出荷
・ 1件ずつ出荷処理をする方法
・ 一括で出荷処理をする方法
・ その他詳細設定など
1.注文の受付
TOP画面「受注」をクリックし、「受注管理」画面へ遷移します。
※「受注」の右側に表示されている数字は未出荷の注文数です。
<注文を1件ずつ受け付ける方法>
「受注管理」画面にて、受け付けをする注文の「受け付ける」をクリックします。
「受け付ける」をクリックすると、次のような画面が表示されます。
OK |
発注側(お取引先様)に注文の受付状況を共有し、受注内容を確認することが可能 |
あとで |
発注側に注文の受付状況を共有せず、受注内容を確認可能 受付状況を発注側に共有したくないが、注文内容を確認したいというような場合に利用できます。 |
「OK」または「あとで」をクリック後、「受注詳細」画面へ遷移します。
※今後このメッセージを表示する必要がない場合は「今後このメッセージを表示しない」の項目にチェックして「OK」をクリックしてください。
<注文を一括で受け付ける方法>
複数の注文を一括で「受付中」に変更したい場合は、「全選択」または該当の注文にチェックを入れ、画面下の「受付中に変更」ボタンをクリックします。
「受注ステータスが「未対応」から「受付中」に変更されますがよろしいですか?」と表示されるので、「OK」ボタンをクリックします。
※発注側(お取引先様)にも受注状況が共有されます。
以上で、注文の受付作業は完了です。
- 注文受け付け後の受注側の見え方
「受注管理」画面では、「受注ステータス」が「受付中」と表示されます。
- 注文受け付け後の発注側の見え方
注文の受付状況は発注側(お取引先様)がご利用になる発注側機能の「発注履歴」画面で確認できます。
「受付済」ステータスが表示されます。
2.注文の確定
<注文を1件ずつ確定する方法>
「受注管理」画面で、「受け付ける」または「詳細」をクリックし、「受注詳細」画面へ遷移します。
「受注詳細」画面にて内容をご確認いただき、問題がなければ、画面下部の「注文内容を確定する」をクリックで注文を確定します。
クリックすると「出荷伝票」画面に遷移します。
※発注側(お取引先様)にも受注状況が共有されます。
<注文を一括で確定する方法>
複数の注文を一括で確定したい場合は、「受注管理」画面で、「全選択」または該当の注文にチェックを入れ、画面下の「注文を確定」ボタンをクリックします。
「注文確定すると、受注ステータスが「未対応」から「受付中」に変更されますがよろしいですか?」と表示されるので、「OK」ボタンをクリックします。
※発注側(お取引先様)にも受注状況が共有されます。
以上で、注文の確定作業は完了です。
- 注文確定後の受注側の見え方
「受注管理」画面では、「注文内容ステータス」が「確定済」と表示されます。
- 注文確定後の発注側の見え方
注文受け付け後の発注側の見え方と同様です。
<その他詳細設定など>
「受注詳細」画面では、注文を確定する他に、発注書のダウンロード、取引の中止、受注した案件への商品の追加などができます。
①発注書のダウンロード
「ダウンロード」をクリックし、発注書をダウンロードできます。
【発注書サンプル】
②取引の中止
注文キャンセルを発注側から依頼されたなどで取引を中止できます。(中止にした注文は元に戻せません。)
「×」ボタンをクリックするとポップアップが表示されるので、「取引中止」をクリックします。
発注側(お取引先様)の発注履歴画面でもステータスの状況が共有されます。
取引中止をすると「受注詳細」画面上部にも表示されます。
- 発注側の見え方
また、CO-NECT内でキャンセルの依頼を受け取ることができます。
キャンセルリクエスト機能についてはこちら
③商品の追加
お電話やメールなどで追加注文があった場合や、受注側から追加したい商品がある場合は、「登録済商品を選択」または「未登録商品を追加する」から商品を追加可能です。
登録済商品を選択 |
商品マスタに登録済みの商品を追加可能 「商品管理」画面に遷移し、追加したい商品を選択します。 |
未登録商品を追加する |
商品マスタに登録していない商品を追加可能 登録した商品名の右側に「未登録商品」ステータスが表示されます。 |
④受注商品の削除、編集
商品削除はゴミ箱マークで行います。
商品編集はエンピツマークをクリックし、数量・発注単価・商品備考などの編集が可能です。
内容を編集したら「発注商品情報を変更する」をクリックします。
⑤注文確定通知の設定
注文確定の通知をLINEやメールで通知することが可能です。
詳しくはこちら
実際に送られる注文内容確定通知メールの文面はこちらをご参照ください。
3.注文の出荷
<1件ずつ出荷処理をする方法>
前項の注文確定を行うと、「出荷伝票」画面へ遷移します。
または、TOP画面「出荷」から「出荷管理」画面へ遷移し、該当の注文の「詳細」ボタンから「出荷伝票」画面へ遷移します。
「出荷伝票」画面で「受注ステータス」を「出荷済」へ変更します。(「出荷済」とするとポップアップが表示されます。後述にてご説明します。)
※ステータスが発注側(お取引先様)に共有されます。
※納品書は「出荷済」ステータス変更後に発注側へ共有されるため、「納品書宛名」および「備考」はステータス変更前のみ編集可能です。
必要があれば編集してから、ステータスを変更してください。
<一括で出荷処理をする方法>
「出荷管理」画面にて、「全選択」または「ページ内全選択」または該当の注文にチェックを入れ、「出荷済に更新」をクリックします。(「出荷済」とするとポップアップが表示されます。後述にてご説明します。)
いずれかの方法で出荷済ステータスに変更すると、ポップアップが表示されます。
「出荷完了メールを送信」にチェックを入れて「OK」をクリックすると、発注側(お取引先様)へ出荷完了メールが送信されます。(メールアドレスの登録がない場合、送信されません。)
実際に送られる出荷完了通知メールの文面はこちらをご参照ください。
出荷完了メールの文面を変更したい場合、こちらの画面では「出荷完了メールを送信」にチェックを入れずに後から送信作業を行ってください。(後述の「②出荷完了メールの送信(再送信)」をご参照ください。)
以上で、注文の出荷作業は完了です。
- 出荷処理後の受注側の見え方
注文を「出荷済」にすると、TOP画面「受注」に表示された数字およびサイドメニュー(≡)に表示された数字が減少または消えます。
受け付けた全ての注文を「出荷済」にすることで通知が表示されなくなり、出荷作業が残っているか視覚的に確認することが可能です。
また、「受注管理」画面および「出荷管理」画面では、「受注ステータス」(出荷ステータス)が「出荷済」と表示されます。
- 出荷処理後の発注側の見え方
<その他詳細設定など>
「出荷伝票」画面では、出荷済ステータスへの変更の他、納品予定日の設定、納品書のダウンロードなどが可能です。
①納品書署名、備考を編集する
納品書に記載する「納品書宛名」および「備考」は、受注ステータスを「出荷済」にする前に限り、変更が可能です。
該当箇所を入力し、「更新する」をクリックすると、納品書に即時反映されます。
②納品予定日(および時刻)
納品予定日を設定すると、納品書に即時反映され、発注側(お取引先様)に共有されます。
※納品書に納品予定日を表示するためには「事業者情報」の設定が必要です。
詳しくはこちら
納品予定日を設定すると、メールマークが表示され、納品予定日を発注側へ通知することが可能です。
実際に送られる納品予定日通知メールの文面はこちらをご参照ください。
- 発注側の見え方
③納品書のダウンロード
「↓納品書」ボタンをクリックで納品書をダウンロードできます。
画面上にも納品書のイメージが表示されているので、ダウンロードをしなくても内容を確認できます。
「発注済」ステータスに変更後、発注側(お取引先様)にてダウンロード可能となります。
- 発注側の見え方
【受注ステータス変更後】
また、受注ステータスを「出荷済」とした後は、出荷日の変更、出荷完了メールの送信(再送信)が可能です。
①出荷日の変更
「編集」をクリックするとポップアップが表示され、「更新」をクリックで出荷日を変更できます。
出荷日を変更すると、納品書に即時反映され、発注側(お取引先様)へ共有されます。
②出荷完了メールの送信(再送信)
「出荷完了メールを送信」をクリックすると「出荷完了メール」画面へ遷移し、出荷完了メールの件名および本文が編集できます。
実際に送られる出荷完了通知メールの文面はこちらをご参照ください。
以上で、【はじめてのCO-NECT】④受注処理 は終了です。
最後に、お取引先様を「CO-NECT」に招待する方法をご紹介いたします。
次編 【はじめてのCO-NECT】⑤取引先の招待 に続く
前編 【はじめてのCO-NECT】③テスト発注 はこちら
CO-NECTをより良いサービスにするため、今後も改善を続けて参ります。
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